Anwendungsfälle
Vier Einsatzfälle für knowmind
Vier Situationen, in denen ein gemeinsames Gedächtnis für KI-Werkzeuge die Arbeit erleichtert. Die Beispiele sind erdacht und zeigen, wie der Einsatz aussehen kann.
Teams in Produkt, IT und Wissensarbeit
Ein gemeinsames Gedächtnis für Ihr Team
Ausgangslage
Wikis veralten, weil niemand sie pflegt. Notizen liegen in Chats und Dateiablagen, in denen sich schwer suchen lässt. Wer neu dazukommt, stellt dieselben Fragen wie alle vorher und bekommt je nach Ansprechpartner eine andere Antwort.
Mit knowmind
Sie halten Entscheidungen direkt aus der Besprechung heraus in knowmind fest. Jede Kollegin und jeder Kollege fragt aus der eigenen KI und bekommt dieselbe Antwort, mit Verweis auf die ursprüngliche Notiz.
Beispiele
Eine Entscheidung nachvollziehen
Jemand fragt in der Diskussion: „Warum haben wir das damals so entschieden?“ knowmind liefert die Notiz von damals: die Begründung, die geprüften Alternativen und die Beteiligten, soweit sie festgehalten wurden.
Einarbeitung ohne Wartezeit
Eine neue Kollegin fängt an, die erfahrenen Personen sind im Urlaub. Sie fragt ihre KI und bekommt die Abläufe, die internen Gewohnheiten und die bekannten Stolperfallen aus dem, was das Team hinterlegt hat.
Fehlerursachen festhalten
Sie lösen ein Problem und schreiben Ursache und Lösung kurz in knowmind. Taucht Monate später ein ähnlicher Fall auf, verweist die KI auf diese Notiz.
Passender Tarif: Team
Team bringt fünf Sitze mit Rollen und Einladungen sowie unbegrenzt viele Erinnerungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Business bringt zehn Sitze, 24 Monate Zugriffsprotokoll und die Anmeldung über Ihr Firmenverzeichnis. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen Geschäftskunden in jedem Tarif mit den AGB.
Forschung, Analyse und Journalismus
Gelesenes bleibt greifbar
Ausgangslage
Lesezeichen sammeln sich an, und der Zusammenhang, in dem Sie sie gesetzt haben, ist nach drei Wochen fort. Eine Suche über Stichwörter findet nur, was Sie wortgenau erinnern, und genau daran scheitert es meistens.
Mit knowmind
Sie legen Auszüge, Zitate oder ganze Quellen in Ihrem Arbeitsbereich ab, jeweils mit der Adresse der Seite oder dem PDF. Ihre KI findet die Stelle später auch dann, wenn Sie andere Wörter verwenden als der Text selbst, und gibt den Verweis auf die Quelle mit.
Beispiele
Argumente aufbauen
Sie fragen Ihre KI: „Welche Studien habe ich zur Produktivität im Homeoffice gespeichert?“ knowmind liefert die Notizen mit Titel, Kernaussage und Verweis auf die Quelle, und die KI baut daraus ein Gerüst für Ihren Text.
Lange Texte aufbereiten
Sie laden ein langes PDF hoch, knowmind legt es in Abschnitten ab. Beim nächsten Lesen fragt Ihre KI den passenden Abschnitt ab und nennt Ihnen, woher er stammt.
Die eigene Einschätzung von damals
Sie fragen, was Sie vor einem halben Jahr zur Regulierung von KI notiert haben. knowmind gibt Ihre Notiz mit ihrem Datum zurück, und Sie sehen, wo Sie heute anders denken.
Passender Tarif: Pro
Für den Anfang genügt der kostenlose Tarif Privat mit bis zu 2.500 Erinnerungen. Pro hebt diese Grenze auf.
Beratung und Coaching
Kundengedächtnis für jeden Auftrag
Ausgangslage
Mitten im Termin fragt jemand: „Was hatten wir im letzten Quartal beschlossen?“ Die Antwort steht in einer Mail, die Sie nicht finden, oder in einem Block, der im Büro liegt. Eine vergessene Zusage kostet Vertrauen, und beim nächsten Termin fehlt die Grundlage für das Gespräch.
Mit knowmind
Sie legen Notizen und Gesprächsergebnisse in Ihrem Arbeitsbereich ab. Beim nächsten Termin fragt Ihre KI nach dem bisher Besprochenen und bekommt die Absprachen, die offenen Punkte und die Zusagen zurück, jeweils mit Quelle.
Beispiele
Vorbereitung auf den nächsten Termin
Sie bitten Ihre KI, Sie auf das Gespräch mit einem Kunden vorzubereiten. Sie ruft knowmind auf, bekommt die letzten Notizen zu diesem Kunden, die offenen Punkte und die vereinbarten Preise, und schreibt Ihnen daraus eine kurze Vorbereitung.
Antwort auf die Frage nach dem Stand
Ein Kunde fragt, wo das Projekt gerade steht. Ihre KI stellt den Stand aus Ihren eigenen Notizen zusammen und nennt zu jedem Punkt die Notiz, aus der er kommt.
Übergabe an Kolleginnen und Kollegen
Sie sind nicht da, der Termin steht trotzdem an. In einem gemeinsamen Arbeitsbereich fragt die Person, die übernimmt, ihre eigene KI nach dem Stand bei diesem Kunden und bekommt dieselben Notizen, ohne dass Sie eine Übergabe schreiben.
Passender Tarif: Pro
Pro hebt die Grenze von 2.500 Erinnerungen auf. Arbeiten mehrere Personen am selben Auftrag, passt Team mit fünf Sitzen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich.
Unternehmen mit Nachweispflichten
Belegen, wo Ihr Wissen liegt
Ausgangslage
In Ihrem Wissensspeicher sammeln sich Memos, Kundennotizen und Entscheidungen. Bei einer Prüfung oder einem Kundenfragebogen müssen Sie belegen, wo diese Inhalte liegen, wer sie verarbeitet und was wann mit ihnen geschehen ist. Was nicht aufgezeichnet wurde, lässt sich später nicht nachreichen.
Mit knowmind
knowmind läuft auf Servern bei Hetzner in Nürnberg, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nennt die beteiligten Dienstleister. Die Inhalte der Arbeitsbereiche sind in der Datenbank voneinander getrennt. Das Zugriffsprotokoll hält die sicherheitsrelevanten Vorgänge fest; die Aufbewahrung richtet sich nach dem Tarif: Privat 30 Tage, Pro 90 Tage, Team 12 Monate, Business 24 Monate, Enterprise 5 Jahre.
Beispiele
Wissen bleibt, wenn Menschen gehen
Wechselt jemand das Team oder das Unternehmen, bleibt das Projekt- und Kundenwissen im gemeinsamen Arbeitsbereich und ist aus jedem angebundenen KI-Werkzeug weiter abrufbar.
Nachweise für Prüfer und Fragebögen
Das Zugriffsprotokoll hält fest, wann Inhalte angelegt, geändert oder abgerufen wurden, wann Verbindungen zwischen Erinnerungen entstanden oder wegfielen und wann sich Anmeldungen, Zugänge, Schlüssel, Rollen oder der Tarif geändert haben. Für eine Prüfung laden Sie es als CSV- oder JSON-Datei herunter.
Passender Tarif: Business
Business hält das Zugriffsprotokoll 24 Monate und bringt die Anmeldung über Ihr Firmenverzeichnis. Kleinere Teams starten mit Team: fünf Sitze und 12 Monate Zugriffsprotokoll.