Datenfluss und Schutz

Betrieb und Vertragspartner

knowmind läuft auf Servern von Hetzner in Nürnberg. Inhalte, Suchindex und Wissensgraph liegen dort. Ihr Vertragspartner ist Schübeler Consulting in Beverungen. Den Überblick über Betrieb und Nachweise finden Sie unter Sicherheit.

Die Wege im Überblick

Weg A: Anmeldung mit Anmelde-Link

Ihr Browser ─► knowmind.de (HTTPS)
   └─► Mail mit Anmelde-Link von info@knowmind.de
          └─► Ihr Postfach
                 └─► Sie klicken den Link
                        └─► knowmind.de stellt die Sitzung her

Der Mailversand erhält Ihre Mailadresse und den Text der Mail mit dem Link. Inhalte Ihres Arbeitsbereichs gehen nicht dorthin. Der Link gilt 24 Stunden.

Weg B: Speichern

Cockpit oder KI-Werkzeug ─► knowmind.de (HTTPS)
   ├─► PostgreSQL (Text, Volltextindex, Vektoren)
   └─► Wissensgraph (Neo4j)

Was Sie speichern, bleibt in Deutschland. Die Suchvektoren (Embeddings) berechnet knowmind dort mit einem eigenen Modell; an einen KI-Anbieter gibt knowmind Ihre Inhalte nicht weiter.

Weg C: Suche aus dem KI-Werkzeug

KI-Werkzeug ─► knowmind.de/api/mcp/v1 (HTTPS)
   ├─► PostgreSQL (Volltext, Vektoren)
   ├─► Wissensgraph
   └─► Treffer ─► KI-Werkzeug ─► Antwort an Sie

Die Treffer sortiert ein Modell auf den Servern von knowmind. Das Werkzeug weist sich über Ihre Kontofreigabe (OAuth) oder einen API-Token aus. Das Sprachmodell läuft bei dem Anbieter Ihres Werkzeugs, etwa Anthropic bei Claude oder OpenAI bei ChatGPT. knowmind erhält die Suchanfrage und liefert die Treffer; Ihre übrige Unterhaltung mit dem Modell erhält knowmind nicht. Was aus den Treffern beim Anbieter des Werkzeugs geschieht, regeln dessen Bedingungen.

Weg D: Webhooks

Erinnerung angelegt oder geändert ─► Warteschlange
   └─► signierte Meldung (HMAC-SHA256) an Ihre Adresse

knowmind sendet nur an Adressen, die Sie im Cockpit eingetragen haben. Die Meldung enthält Kennungen, Zeitpunkt und Ereignistyp, nicht den vollen Text der Erinnerung.

Trennung der Arbeitsbereiche

Jeder Arbeitsbereich ist ein eigener Mandant. Für die Inhalte Ihres Arbeitsbereichs prüft die Datenbank bei jeder Abfrage selbst, zu welchem Arbeitsbereich eine Zeile gehört:

• PostgreSQL: Die Tabellen mit Ihren Inhalten (Erinnerungen, Dokumente, Vektoren) tragen die Kennung des Arbeitsbereichs. Zeilenregeln (Row-Level Security) geben einer Abfrage nur die Zeilen des eigenen Arbeitsbereichs. Die Datenbankrolle der Anwendung kann diese Regeln nicht umgehen.
• Wissensgraph: Jeder Knoten trägt die Kennung des Arbeitsbereichs; jede Abfrage läuft mit diesem Filter.
• Zugänge: Ein API-Token und eine Kontofreigabe gelten für genau einen Arbeitsbereich.

Kein Arbeitsbereich sieht die Erinnerungen, Beziehungen, Dokumente oder Vektoren eines anderen. Tokens und das Zugriffsprotokoll gehören ebenso zu genau einem Arbeitsbereich.

Verschlüsselung

• Alle Verbindungen von außen laufen über HTTPS (TLS).
• Hinterlegte Zugangsgeheimnisse, etwa für die Anmeldung über das Firmenverzeichnis, sind mit AES-256-GCM verschlüsselt, je Arbeitsbereich mit einem eigenen Schlüssel. Der Hauptschlüssel liegt getrennt von Datenbank und Sicherungen.
• API-Tokens speichert knowmind nicht im Klartext, nur als Prüfsumme.
• Die Wissensinhalte selbst sind auf dem Server weder feld- noch datenträgerverschlüsselt. Der Schutz läuft über die Zugriffskontrolle und die Trennung der Arbeitsbereiche.

Zugriffsprotokoll

knowmind hält fest, wer wann was getan hat: Anmeldungen, Abrufe über MCP, Aktionen über die Schnittstelle, angelegte und widerrufene Tokens, Tarifwechsel. Sie finden das Zugriffsprotokoll im Cockpit in der Gruppe „Auswertung“ unter „Audit-Log“ und können es als Tabelle herunterladen. Wie lange es einsehbar bleibt, hängt vom Tarif ab und steht auf der Preisseite.

Ihre Rechte nach der DSGVO

• Auskunft und Mitnahme (Art. 15 und 20): Sie laden den gesamten Bestand selbst herunter, siehe Daten mitnehmen und löschen.
• Berichtigung (Art. 16): Erinnerungen ändern Sie im Cockpit oder über Ihr KI-Werkzeug. Der frühere Stand bleibt als abgelöst nachvollziehbar, siehe Bi-temporale Historie.
• Löschung (Art. 17): Den Arbeitsbereich löschen Sie selbst im Cockpit. Fristen und was bleibt, stehen auf der Seite Daten mitnehmen und löschen und in der Datenschutzerklärung.
• Einschränkung und Widerspruch (Art. 18 und 21): auf Anfrage an info@knowmind.de.

Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO gilt für jeden Geschäftskunden zusammen mit den AGB. Er ist an keinen Tarif gebunden und muss nicht eigens angefordert werden. Die Unterauftragnehmer mit Zweck und Sitz stehen dort, an einer Stelle und auf dem gültigen Stand: Auftragsverarbeitung (AVV).